公共基础知识公文：通知的结构及写作要求

　　1、文种释义

　　从运用实际来看，通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按照公文法规的规定，①通知适用于发布有关法规和规章，②批转下级机关的公文，③转发上级机关和不相隶属机关的公文，④传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，⑤任免人员。由此可看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能特性。

　　2、基本结构与写法

　　通知按其作用分为三类，发布性通知、指示性通知、批转、转发性通知。

　　(1)发布性通知

　　发布性通知一般用于发布有关法规和规章，市级以下基本不用，在此即不作深究。

　　(2)指示性通知

　　指示性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾部分组成。

　　标题。这类通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成，如《中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知》等。

　　正文。正文的写法主要有两种形式：一是既有一个独立且简短的开头“提要”，又要一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总—分—总”的结构模式。这是内容复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。还有一个值得注意的地方，即不论写几个部分，通常第一部分都是讲思想认识方面的问题，而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题，这也算是这类通知写作的一大特点。

　　二是开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“提要”，然后分条列项提出要求，其结构形式表现为“提要分条式”，这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。在写法上，一般采用“提要”标目的方式，先用序号标明层次，随即列出段旨句，使行文条理清晰，眉目清楚，便于领会、理解和执行。同时，对每项规定要求的阐述都很明确具体，具有很强的针对性和可操作性。

　　由于是指示性通知，因而在文中应适当使用“不得”、“要”、“不要”、“必须”等模态词语，以使表意明确，语气坚定有力，令人不容置疑。这对于确保通知内容的贯彻执行，是极为必要的。

　　结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。它既与开头的“提要”相互照应，使全文达到圆润缜密，又起到总括收束的作用，以进一步人们的认识。

　　(3)批转、转发性通知

　　批转、转发性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾部分组成。

　　标题。此类通知的标题，通常由批转(转发)文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转(转发)文件的标题，例如《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》。

　　正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。一是表明对被批转文件的态度;二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性;最后是提出贯彻执行的希望和要求。这层内容要视具体情况而定。它可以是一句话，也可以是若干条段。

　　结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章。

　　3、写作要求

　　(1)要拟定一个明晰恰切的标题。通知的性质及功用决定了在写作时必须十分关注其标题的拟制，要使读者一看标题便知通知什么，或要求做什么事情，为此，就需要写明有关表示通知类型的词语，如在文种之前冠以“紧急”、“特急”、“补充”、“联合”等等。

　　(2)对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个，都应这样做。

　　(3)不论是哪种类型的通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行;应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确，语气要恳切庄重。

　　(4)在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于××(事由)的通知的通知的通知》。对于这种情况，为了避免重叠烦琐，按照惯例，可以省略中间层次(即市政府)和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为《××县人民政府转发××省人民政府关于××(事由)的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接市人民政府关于×月×日发来省人民政府关于××(事由)的通知(×政发[2006]6号)，现转发你们……”由于标题中已有“通知”字样，省略了自己的那个“通知”也不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。